Trotz Digitalisierung und fortschreitender Verdrängung des Papiers aus dem Klinikalltag ist die Papierakte 

des Patienten in den meisten Kliniken noch immer eine wichtige Dokumentations- und Informationssplattform 

zur Patientenbehandlung. Sie hat jedoch einen großen Nachteil: Sie liegt nur einmalig vor und muß in kurzen Abständen

durch die Hände unterschiedlicher Abteilungen und Professionen in der Klinik. Ferner muß die Papierakte archiviert 

(Konventionelles Papierarchiv), digitalisiert oder verfilmt werden (Elektronisches Archiv). Oft bestehen die genannten 

Archivierungsmethoden zeitgleich nebeneinander, sodaß folgende Fragen im Klinikalltag möglichst akkurat beantwortet 

werden können müssen: 

• Wer hat die Akte angelegt
• Wer hat die Akte weitergegeben
• Wer hat die Akte ausgeliehen
• Wie lange soll die Akte ausgeliehen werden
• Wer hat die Akte zuletzt gehabt
• Wer hat die Akte archiviert
• Welche Akten liegen in Papierform vor, welche bereits in elektronischer oder verfilmter Form

Zur Beantwortung dieser Fragen und für das zeitsparende, professionelle Handling von Papierakten in 

der Klinik ist der Einsatz Software zur Aktenverwaltung und Aktenverfolgung von großem Nutzen. Selbst Kliniken, 

die Akten vermehrt digital vorhalten ist der komplementäre Einsatz einer Papieraktenverwaltung sinnvoll. 

Die papierlose Klinik wird unserer Einschätzung nach auch in den nächsten Jahren ein noch immer unerreichter 

Wunsch bleiben, bis eines Tages die digitale, mobile Visite, die digtale Signatur (z.B. für OP-Aufklärungen, 

Kostenvereinbarungen etc.) und weitere elektronische Verfahren in der Klinik Einzug gehalten haben.

Das Papieraktenverwaltungs- und verfolgungssystem ibs-ARCHIV bietet u.a. folgende Funktionen: 

• lAnlegen von Aktenarten
• lAnlegen von Archiven
• lEtikettendesigner
• lObjektliste
• lOjektbrowser
• lKalenderansicht
• lDetailansicht
• lAkte finden
• lHistorie der Akte
• lAktenreservierung
• lStornierung der Reservierung
• lEntnahme der Akte
• lWeitergabe der Akte
• lAktenrückgabe ins Archiv
• lMahnlisten
• Anbindung an Verfilmungseinrichtungen
• Anbindung an Digitale Archive wie z.B. (Siemens-OMR, Siemens Soarian Health Archive, ehem. Yanistra)
• Einfache Microsoft-SQL-Datenbank, d.h. das System kann auf vorinstallierten SQL-Servern betrieben werden

 

Ihre Vorteile beim Einsatz von ibs-ARCHIVE:

• Transparenz bei Archivierung und Leihgabe von Patienten-Papierakten
• Optimales Zusammenspiel durch Integrationsfähigkeit in bestehende digitale Archivesysteme
• Zeitersparnis beim Verwalten und Wiederauffinden von Patientenakten
• Das sog. "Verschwinden" von Akten wird eingedämmt
• Nachvollziehbarkeit von Aktenwegen in der Klinik
• Leichte Bedienbarkeit durch Mitarbeiter in zentralen Archiven
• Revisionssicheres Ein- und Auschecken von Akten im Zentralarchiv
• Übergreifende Transparenz über die Lagerstätten von Akten insbesondere bei dezentralen Archivierungsprozessen
• Vereinfachung des Mahnwesens